La estructura legal que toda empresa debería tener

Checklist práctico de los documentos, políticas y procesos mínimos para operar con seguridad jurídica en Colombia. Úsalo como punto de partida; en tu diagnóstico lo adaptamos a tu empresa.

1. Estructura societaria

☐ Documento de constitución y estatutos actualizados.
☐ Registro mercantil vigente y renovación anual en cámara de comercio.
☐ Libro de actas y de accionistas al día.
☐ Acuerdo de socios (derechos, salida, resolución de conflictos).
☐ RUT y responsabilidades tributarias correctamente clasificadas.

2. Estructura laboral

☐ Contratos de trabajo escritos según modalidad (término fijo, indefinido, obra/labor).
☐ Reglamento interno de trabajo y su socialización.
☐ Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
☐ Política y procedimiento disciplinario (con debido proceso y descargos).
☐ Afiliaciones a seguridad social y soportes de pago.

3. Estructura contractual y comercial

☐ Minutas base de contratos (servicios, suministro, arrendamiento, NDA).
☐ Cláusulas de confidencialidad, propiedad y limitación de responsabilidad.
☐ Política de firma electrónica con validez probatoria (Ley 527 de 1999).
☐ Gestión documental con trazabilidad y custodia de originales.

4. Protección de datos personales

☐ Política de tratamiento de datos (Ley 1581 de 2012).
☐ Avisos de privacidad y autorizaciones de titulares.
☐ Registro Nacional de Bases de Datos cuando aplique.
☐ Procedimiento para atención de consultas y reclamos (PQR de datos).

5. Cumplimiento (Compliance)

☐ Consulta de listas restrictivas y debida diligencia (SAGRILAFT / PTEE si aplica).
☐ Código de ética y canal de denuncias.
☐ Matriz de riesgos legales y plan de mitigación.

6. Propiedad intelectual y activos digitales

☐ Registro de marca y signos distintivos.
☐ Acuerdos de cesión de derechos con empleados y contratistas.
☐ Términos y condiciones / políticas de tu plataforma o e-commerce.

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